Sécurité et conformité

SOC 2 Type 2

Chez ExpensePoint, nous accordons la priorité à la sécurité et à l'intégrité de vos données. Nous sommes fiers de respecter la norme SOC 2 Type 2, ce qui témoigne de notre engagement à mettre en œuvre des contrôles et des mesures de protection rigoureux afin de protéger vos informations.

1. Qu'est-ce que la conformité SOC 2 Type 2 ?

La norme SOC 2 (Service Organization Control 2) est une norme d’audit élaborée par l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Elle porte sur la sécurité, la disponibilité, l’intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée des données clients détenues par les prestataires de services.

La conformité SOC 2 Type 2 valide spécifiquement l’efficacité et la pérennité de ces contrôles sur une longue période. Elle implique un audit indépendant réalisé par des professionnels certifiés afin de garantir le respect de normes strictes en matière de sécurité et de confidentialité.

2. Notre engagement en matière de sécurité et de confidentialité

Le maintien de la conformité SOC 2 Type 2 nécessite une approche globale de la sécurité et de la confidentialité. Chez ExpensePoint, nous suivons les meilleures pratiques du secteur et avons mis en place des contrôles rigoureux pour protéger vos données :

– Mesures de sécurité : nous mettons en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses pour nous protéger contre les accès non autorisés, les fuites de données et autres menaces de sécurité. Cela inclut l’utilisation de pare-feu, le chiffrement, les contrôles d’accès et des évaluations de sécurité régulières afin d’identifier et de corriger les vulnérabilités.

– Confidentialité des données : nous accordons la priorité à la confidentialité de vos informations. Tous nos collaborateurs font l’objet de vérifications approfondies de leurs antécédents, et l’accès aux données des clients est strictement limité au personnel autorisé, selon le principe du « besoin d’en connaître ».

– Disponibilité et intégrité du traitement : nous veillons à ce que nos systèmes soient disponibles et fonctionnent de manière intègre afin d’assurer un service ininterrompu. Notre infrastructure est conçue pour traiter de grands volumes de données en toute sécurité, tout en préservant l’intégrité et l’exactitude de vos informations.

– Vie privée et protection des données : Nous respectons des pratiques rigoureuses en matière de vie privée et nous nous conformons aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données. Vos données sont traitées avec le plus grand soin, et nous ne les divulguons pas à des tiers sans votre consentement, sauf si la loi l’exige ou si cela est prévu dans notre Politique de confidentialité.

3. Audits indépendants et assurance

Afin d’assurer la conformité à la norme SOC 2 Type 2, nous nous soumettons à des audits réguliers réalisés par des experts-comptables indépendants (CPA). Ces audits évaluent l’efficacité de nos contrôles et valident notre adhésion au référentiel SOC 2.

Ces audits portent sur divers aspects, notamment la conception et la mise en œuvre des contrôles, les procédures de réponse aux incidents, les plans de sauvegarde et de reprise, ainsi que les programmes de formation et de sensibilisation des employés. En faisant appel à des auditeurs indépendants, nous offrons un niveau supplémentaire d’assurance et de transparence concernant nos pratiques en matière de sécurité et de confidentialité.

4. Partenariat avec un prestataire de services conforme

Le choix d’un prestataire de services conforme à la norme SOC 2 de type 2 offre plusieurs avantages :

– Sécurité des données : en vous associant à ExpensePoint, vous avez l’assurance que vos données sont traitées avec le plus haut niveau de sécurité. Notre conformité garantit la mise en place de contrôles appropriés pour protéger vos informations contre tout accès non autorisé, toute divulgation ou toute perte.

– Conformité réglementaire : la conformité SOC 2 Type 2 aide votre organisation à s’aligner sur les exigences réglementaires et les normes du secteur. Elle démontre votre engagement en faveur de la protection des données, vous offrant ainsi une tranquillité d’esprit en matière de conformité réglementaire.

– Confiance et assurance : Travailler avec un prestataire de services conforme inspire confiance et assurance à vos parties prenantes, notamment vos clients, vos partenaires et vos collaborateurs. Cela leur garantit que leurs données sont traitées avec le plus grand soin et vous procure un avantage concurrentiel sur le marché.

5. Amélioration continue et gestion des risques

Le maintien de la conformité SOC 2 Type 2 est un engagement permanent pour ExpensePoint. Nous surveillons et évaluons en permanence nos contrôles, nos politiques et nos procédures afin d’identifier les axes d’amélioration et de faire face aux risques et menaces de sécurité émergents. Cette approche proactive garantit que nos pratiques de sécurité évoluent au rythme des changements dans le domaine de la sécurité de l’information.

En résumé, notre conformité SOC 2 Type 2 témoigne de notre engagement à protéger vos données et à respecter les normes les plus strictes en matière de sécurité, de disponibilité, d’intégrité du traitement, de confidentialité et de respect de la vie privée. Nous mettons tout en œuvre pour vous offrir une tranquillité d’esprit totale, en vous garantissant que vos informations sont entre de bonnes mains lorsque vous choisissez ExpensePoint comme partenaire de confiance pour la gestion de vos dépenses.

RGPD

Chez ExpensePoint, nous nous engageons pleinement à garantir la confidentialité et la protection de vos données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Notre approche globale de la conformité au RGPD englobe diverses mesures et pratiques visant à protéger vos informations et à respecter vos droits en matière de confidentialité.

L’un des aspects clés de notre conformité au RGPD réside dans la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles rigoureuses visant à sécuriser vos données. Nous utilisons des protocoles de chiffrement avancés pour protéger les données en transit et au repos, garantissant ainsi leur confidentialité et leur protection contre tout accès non autorisé. Nos systèmes font l’objet d’évaluations et d’audits de sécurité réguliers afin d’identifier et de corriger toute vulnérabilité potentielle, offrant ainsi un environnement sécurisé pour vos données.

Outre les mesures techniques, nous avons mis en place des politiques et des procédures strictes pour garantir un traitement licite et transparent des données à caractère personnel. Nos collaborateurs sont formés aux meilleures pratiques en matière de protection des données et sont liés par des accords de confidentialité. L’accès aux données à caractère personnel est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin à des fins professionnelles légitimes, et nous tenons des registres détaillés et des pistes d’audit pour surveiller l’accès aux données et leur utilisation.

Dans le cadre de notre engagement en faveur de la conformité au RGPD, nous respectons vos droits en tant que personne concernée. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données à caractère personnel, ainsi que d’un droit de limitation du traitement ou d’opposition à celui-ci. Nous avons mis en place des procédures pour traiter les demandes des personnes concernées et y répondre dans les meilleurs délais afin de vous permettre d’exercer efficacement vos droits.

Nous comprenons également l’importance de la sécurité des transferts de données et nous nous conformons aux exigences du RGPD lors du transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Nous mettons en œuvre des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types ou d’autres mécanismes approuvés, afin d’assurer la protection de vos données lors des transferts internationaux.

La transparence est un principe fondamental du RGPD, et nous nous engageons à fournir des informations claires et complètes sur nos pratiques en matière de traitement des données. Notre Politique de confidentialité décrit les types de données à caractère personnel que nous collectons, la manière dont nous les utilisons et la base juridique du traitement. Elle détaille également vos droits, la manière de les exercer, ainsi que nos coordonnées si vous avez des questions ou des préoccupations.

Dans le cadre de notre engagement continu en faveur de la conformité au RGPD, nous révisons et mettons régulièrement à jour nos pratiques en matière de confidentialité afin de garantir leur adéquation avec l’évolution des exigences réglementaires. Nous menons des programmes continus de formation et de sensibilisation de notre personnel afin de tenir notre équipe informée des dernières évolutions et des meilleures pratiques en matière de confidentialité.

En choisissant ExpensePoint, vous pouvez être assuré que vos données à caractère personnel sont traitées avec le plus grand soin et bénéficient d’une protection optimale, conformément au RGPD. Nous comprenons l’importance de votre vie privée et nous nous engageons à préserver votre confiance en respectant les normes les plus strictes en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus d’informations sur nos efforts en matière de conformité au RGPD, n’hésitez pas à contacter notre délégué à la protection des données. Nous sommes là pour vous apporter le soutien et les garanties nécessaires concernant la confidentialité et la sécurité de vos données.

Délégués à la protection des données pour la conformité au RGPD au Royaume-Uni et dans l’UE

Conformément au règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (RGPD-UK) et au règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD-UE), nous avons désigné des représentants chargés de la protection des données afin de garantir la protection des données à caractère personnel et de servir de point de contact pour les personnes concernées et les autorités de contrôle au Royaume-Uni et dans l’Union européenne.

Représentant chargé de la protection des données au Royaume-Uni

Pour toute question relative au RGPD britannique, notre représentant chargé de la protection des données au Royaume-Uni est :

Rickert Services Ltd UK
ExpensePoint
Boîte postale 1487
Peterborough
PE1 9XX
Royaume-Uni
art-27-rep-expensepoint@rickert-services.uk

Délégué à la protection des données pour l'UE

Pour toute question relative au RGPD de l'UE, notre délégué à la protection des données au sein de l'UE est :

Rickert Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
GlobalPoint Technologies Incorporated, opérant sous le nom commercial ExpensePoint
Colmantstraße 15
53115 Bonn
Allemagne
art-27-rep-expensepoint@rickert.law

Responsabilités des délégués à la protection des données

Nos délégués à la protection des données sont chargés de :

• Servir de point de contact pour les personnes concernées et les autorités de contrôle sur toutes les questions liées au traitement des données, afin de garantir le respect du RGPD.
• Coopérer avec les autorités de contrôle, notamment en répondant à leurs demandes et en participant à leurs consultations.

– Fournir des informations et des conseils aux personnes concernées concernant leurs droits en vertu du RGPD, notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et le droit d’opposition.

Comment contacter nos délégués à la protection des données

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant le traitement de vos données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en vertu du RGPD, veuillez contacter le délégué à la protection des données compétent mentionné ci-dessus.

Notre engagement en matière de protection des données

Nous nous engageons à protéger la vie privée et les données à caractère personnel de nos clients et à veiller à ce que toutes les activités de traitement des données soient conformes au RGPD. Nos délégués à la protection des données jouent un rôle crucial pour nous aider à respecter cet engagement en apportant un soutien dédié et en veillant à ce que toutes les demandes et préoccupations soient traitées rapidement et efficacement.

Politique de confidentialité

Chez ExpensePoint, nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et nous nous engageons à protéger vos données personnelles. La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons et divulguons vos données lorsque vous interagissez avec notre site web, nos services et nos produits.

1. Informations que nous collectons

Nous collectons différents types d’informations afin de fournir et d’améliorer nos services. Il peut s’agir notamment :

– Informations personnelles : lorsque vous créez un compte, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail et d’autres coordonnées. Nous pouvons également collecter des informations supplémentaires que vous choisissez de fournir, telles que le nom de votre entreprise et votre fonction.

– Informations d’utilisation : nous collectons des informations sur la manière dont vous utilisez notre site web et nos services, notamment votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, les informations relatives à votre appareil et votre comportement de navigation.

– Informations de paiement : si vous effectuez un achat ou vous abonnez à nos services, nous collectons des informations de paiement, telles que les détails de votre carte bancaire ou d’autres informations de facturation.

2. Utilisation des services de localisation de Mileage Tracker™

La fonctionnalité Mileage Tracker™ d’ExpensePoint utilise les services de localisation pour suivre et enregistrer avec précision les distances parcourues lors de vos déplacements. Voici comment nous traitons les données de localisation pour cette fonctionnalité :

– Finalité : Mileage Tracker™ utilise votre localisation pour enregistrer automatiquement vos trajets, calculer les distances parcourues et générer des relevés de kilométrage détaillés.

– Type de données : nous traitons et présentons uniquement les données de localisation collectées par votre appareil afin de garantir un suivi précis de vos trajets, et ce uniquement une fois que le trajet a été déclaré comme frais. Les trajets et les données associées qui n’ont pas été déclarés comme frais resteront toujours sur votre appareil.

– Méthode et fréquence de collecte : les données de localisation sont collectées en continu tant que la fonctionnalité Mileage Tracker™ est active. Cela nous permet d’enregistrer les points de départ et d’arrivée de vos trajets et de calculer la distance parcourue en temps réel, et ce uniquement une fois que le trajet a été déclaré.

– Autorisations et contrôle de l’utilisateur : il vous sera demandé d’autoriser l’accès à votre position lorsque vous activerez la fonctionnalité Mileage Tracker™ pour la première fois. Vous pouvez modifier ces autorisations à tout moment dans les paramètres de confidentialité de votre appareil.

– Utilisation et partage des données : lorsque vous déclarez votre déplacement, les données de localisation sont utilisées uniquement pour suivre et rendre compte de votre kilométrage. Nous ne partageons pas vos données de localisation avec des tiers.

– Confidentialité et sécurité : nous accordons la priorité à votre vie privée et protégeons vos données à l’aide d’un chiffrement conforme aux normes du secteur. Nos pratiques sont conformes aux réglementations du RGPD et du CCPA afin de garantir un traitement sécurisé de vos informations.

– Transparence et mises à jour : pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de confidentialité. Nous vous informerons de tout changement significatif concernant nos pratiques en matière de données de localisation.

Votre confiance est importante pour nous, et nous nous engageons à garantir que vos données sont utilisées de manière responsable et transparente.

3. Comment nous pouvons utiliser vos informations

Nous utilisons les informations que nous collectons à diverses fins, notamment :

– Fournir et améliorer nos services : nous pouvons utiliser vos informations pour vous fournir nos services, répondre à vos demandes et personnaliser votre expérience. Nous les utilisons également pour améliorer nos produits, nos fonctionnalités et la satisfaction globale de nos utilisateurs.

– Communication : nous pouvons vous envoyer des mises à jour importantes, des annonces et des messages administratifs liés à votre compte et à nos services. Nous pouvons également vous envoyer des communications promotionnelles et marketing, mais vous pouvez vous désabonner à tout moment.

– Analyses et recherches : nous pouvons analyser le comportement et les préférences des utilisateurs afin de comprendre comment nos services sont utilisés, d’identifier les tendances et d’améliorer nos offres. Ces données sont agrégées et ne permettent pas de vous identifier personnellement.

– Conformité et obligations légales : nous pouvons utiliser vos informations pour nous conformer aux lois, réglementations et procédures judiciaires applicables. Nous pouvons également partager vos données avec les forces de l’ordre ou les autorités publiques, conformément à la loi.

4. Partage et divulgation des informations

Nous pouvons partager vos informations avec des tiers dans les circonstances suivantes :

– Prestataires de services : nous travaillons avec des prestataires de services de confiance qui nous aident à fournir nos services. Ces prestataires n’ont accès à vos informations que pour effectuer des tâches en notre nom et sont tenus d’en préserver la confidentialité.

– Partenaires commerciaux : nous pouvons partager des informations avec nos partenaires commerciaux de confiance dans le cadre d’actions marketing conjointes ou afin de vous proposer des produits ou services supplémentaires.

– Exigences légales : nous pouvons divulguer vos informations si la loi nous y oblige ou si nous estimons qu’une telle action est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale, protéger nos droits ou enquêter sur d’éventuelles violations.

5. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur afin de protéger vos informations personnelles contre tout accès non autorisé, toute divulgation, altération ou destruction. Nous utilisons le chiffrement, des pare-feu et d’autres technologies de sécurité pour protéger vos données. Il est important de souligner que, malgré nos mesures de sécurité rigoureuses, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique ne peut être garantie comme étant sécurisée à 100 %. Nous nous efforçons d’utiliser des protocoles de sécurité conformes aux normes du secteur et de mettre à jour en permanence nos systèmes afin de protéger vos informations. Cependant, il est essentiel de reconnaître qu’il existe des risques inhérents à la transmission de données en ligne, et nous ne pouvons pas fournir de garantie absolue de sécurité. Nous nous engageons à minimiser les risques et à maintenir les normes de sécurité les plus élevées possibles pour protéger vos données.

6. Vos droits et vos choix

Vous disposez de certains droits concernant vos informations personnelles. Vous pouvez accéder à vos informations, les mettre à jour ou les supprimer en vous connectant à votre compte ou en nous contactant directement. Vous pouvez également choisir de vous désabonner des communications marketing ou de modifier vos préférences.

7. Transferts internationaux de données

Vos informations peuvent être transférées vers des pays autres que le vôtre et y être traitées, y compris vers des pays dont la législation en matière de protection des données peut différer de celle de votre juridiction. En utilisant nos services, vous consentez au transfert de vos informations vers ces pays.

8. Confidentialité des enfants

La protection de la vie privée des personnes vulnérables, notamment des enfants, revêt une importance capitale à nos yeux. Nos services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 18 ans, et nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d’eux. Si nous constatons que nous avons collecté par inadvertance des données personnelles auprès d’un enfant, nous prendrons immédiatement les mesures nécessaires pour les supprimer de nos fichiers. Nous encourageons les parents et tuteurs à superviser les activités en ligne de leurs enfants et à nous aider à créer un environnement en ligne sûr et sécurisé pour tous les utilisateurs.

9. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de toute modification importante en publiant la version révisée de la politique sur notre site web ou par le biais d’autres canaux de communication. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique.

10. Nous contacter

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant la présente Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies. Notre équipe dédiée se fera un plaisir de vous aider.

En utilisant nos services, vous acceptez les conditions générales énoncées dans la présente Politique de confidentialité. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à garantir la sécurité de vos informations.