Un logiciel de gestion des dépenses qui offre aux services financiers un meilleur contrôle
Regroupez les dépenses des collaborateurs, les transactions par carte d'entreprise, les validations et le reporting au sein d'un processus unique et interconnecté.
Pourquoi des milliers de personnes font confiance à ExpensePoint ?
85 %
Rapprochement plus rapide des dépenses liées aux projets
40 %
Réduction de 40 % du temps nécessaire à la clôture de fin de mois
93 %
Taux de fidélisation de la clientèle
Logiciel de gestion des dépenses d'entreprise pour les moyennes entreprises
ExpensePoint aide les entreprises de taille moyenne à gérer les dépenses payées par les salariés et l'activité des cartes d'entreprise au sein des équipes, des sites et des entités commerciales. À mesure que l'entreprise se développe ou acquiert de nouvelles activités, les équipes financières peuvent appliquer des contrôles cohérents tout en prenant en charge différents centres de coûts, circuits de validation et structures comptables.
Les processus traditionnels vous coûtent plus cher que vous ne le pensez
Les reçus égarés, les rapports remis en retard et les données de carte déconnectées rendent difficile la compréhension de la destination des fonds. Les processus manuels entraînent également davantage de suivi, ralentissent le rapprochement comptable et laissent moins de temps au service financier pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
5 %
Perte de chiffre d'affaires annuelle due à la fraude aux dépenses
Une documentation claire, la vérification des politiques et l’historique des validations aident le service financier à examiner les demandes de remboursement inhabituelles, en double ou non justifiées.
16 heures/mois
Perdu en tâches administratives par employé
Les employés et les équipes financières perdent du temps à rechercher des justificatifs, à vérifier l'état d'avancement des demandes de remboursement et à corriger les rapports envoyés au mauvais responsable.
7-10
Jours supplémentaires pour clôturer les comptes
Les demandes d’indemnisation incomplètes et les validations retardées peuvent retarder la comptabilisation des charges, la préparation des paiements et le processus de clôture mensuelle.
30 %
du temps consacré au rapprochement par le service financier
Un flux de travail connecté réduit les comparaisons manuelles entre les demandes de remboursement, les justificatifs, les types de paiement, les validations et les codes comptables.
5 millions de dollars
Dépenses annuelles moyennes non comptabilisées
Le reporting centralisé des remboursements aide le service financier à comptabiliser les dépenses à la charge des utilisateurs dans l'ensemble des services, des projets, des sites et des entités.
Prêts à remplacer le suivi des dépenses par un processus structuré ?
Conçu pour le contrôle quotidien des dépenses, et pas seulement pour les rapports de fin de mois
Le meilleur logiciel de gestion des dépenses doit faciliter le travail quotidien tout en offrant aux services financiers un contrôle accru. ExpensePoint combine automatisation pratique, règles configurables et assistance humaine au sein d’une seule et même plateforme. En regroupant les reçus, les dépenses, l’activité des cartes d’entreprise et les validations au sein d’un seul flux de travail, ExpensePoint aide les organisations à améliorer la visibilité sur les dépenses sans ajouter de complexité pour les collaborateurs.
Regroupez les dépenses des salariés et celles effectuées par carte
Gérez les dépenses payées par les collaborateurs et les transactions importées effectuées avec les cartes d’entreprise dans un même environnement. Le service financier peut ainsi examiner l’activité sans avoir à gérer des processus distincts pour chaque mode de paiement.
Numérisation des justificatifs à la source
Les collaborateurs peuvent photographier ou télécharger leurs reçus, tandis que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'apprentissage automatique extraient les informations clés. Receipt Wallet conserve ces documents à disposition pour le recoupement et la préparation des rapports.
Appliquer la politique pendant la génération des rapports
Configurez des seuils et des règles permettant de signaler les dépenses nécessitant une attention particulière. Les collaborateurs et les responsables de validation peuvent ainsi traiter les exceptions avant que le rapport ne soit transmis au service comptable.
Acheminer chaque dépense vers le bon responsable de validation
Créez des workflows de validation en une seule étape ou à plusieurs niveaux en fonction du service, du site, du rôle, du projet, du centre de coûts ou d'autres exigences organisationnelles.
Contrôle du codage avant l'exportation
Utilisez les champs obligatoires, les listes et les dimensions financières pour saisir les informations dont les équipes comptables ont besoin avant que les données ne soient transférées vers les systèmes financiers. Un codage cohérent réduit les corrections lors du rapprochement et de l'importation dans le système.
Analyse des dépenses en contexte
Des tableaux de bord en temps réel et plus de 36 rapports intégrés permettent de suivre les coûts financiers, les exceptions aux règles et l'activité par collaborateur, service, projet, chantier ou entité.
Automatisation et validation simplifiées
- Définissez des limites de dépenses conformes à la politique.
- Signalez les réservations non conformes à la politique.
- Automatisez le traitement des demandes et comprenez instantanément les motifs de refus.
- Réalisez jusqu’à 30 % d’économies grâce à une meilleure conformité.
Économies en temps réel
- Récupérez les billets non utilisés en temps réel.
- Réservez automatiquement des alternatives moins chères.
- Économisez plus de 139 $ par voyage.
Logiciel de gestion des dépenses d'entreprise destiné aux organisations qui misent sur une stratégie d'acquisition et de développement
Intégrer de nouvelles activités sans attendre la mise en place d'un ERP unique
Les sociétés rachetées peuvent continuer à utiliser différents systèmes comptables, plans comptables et logiciels de gestion des fiches. ExpensePoint prend en charge plus de 150 intégrations et peut générer des rapports standard ou personnalisés adaptés aux structures financières déjà en place.
Harmoniser la gouvernance sans négliger les besoins locaux
Le service financier peut définir des exigences communes en matière de documentation, d’approbations et de révision des politiques, tout en configurant des codes, des règles de remboursement et des champs de reporting spécifiques à chaque entité.
Créer une vue d'ensemble des dépenses contrôlables
La couche de reporting peut faciliter la budgétisation, l'examen des exceptions, la préparation des audits et permettre des échanges plus éclairés avec les équipes opérationnelles.
Découvrez les logiciels de gestion des dépenses adaptés à vos processus financiers
Réservez une démonstration personnalisée pour découvrir comment ExpensePoint peut prendre en charge les justificatifs, les dépenses des collaborateurs, les cartes d'entreprise, les validations, les contrôles de conformité, le reporting et les intégrations aux systèmes financiers au sein de votre organisation.
Conseil stratégique en matière de voyages
- Comparez vos dépenses à celles de vos concurrents du secteur.
- Modélisez vos économies à l'échelle mondiale grâce à des analyses de scénarios hypothétiques.
- Adaptez votre politique en toute confiance et démontrez votre retour sur investissement.
Économisez jusqu’à 39 % et triplez votre retour sur investissement grâce à une stratégie de voyage plus intelligente.
De l'achat à la comptabilité, assurez la cohérence à chaque étape
Au lieu de reconstituer les détails des transactions en fin de mois, les équipes peuvent rassembler les pièces justificatives et le contexte financier au fur et à mesure que les dépenses progressent dans le processus.
Recueillir les informations relatives aux besoins financiers
Les collaborateurs ajoutent leurs justificatifs et les informations relatives à leurs activités professionnelles, tandis que les transactions par carte importées peuvent être affectées à l'utilisateur, au rapport, au projet ou au centre de coûts approprié.
Relier les transactions aux pièces justificatives
La fonction « Vérifier la correspondance » compare les reçus, les dépenses et les transactions par carte à l'aide d'informations telles que le fournisseur, la date, le montant total et la TVA. Le service financier peut examiner les correspondances potentielles avant que la dépense ne soit validée.
Intégrer des données fiables dans les systèmes financiers
Les dépenses approuvées peuvent être préparées conformément à la structure comptable de l'organisation, tandis que les tableaux de bord et les rapports offrent au service financier une vision plus claire des tendances, des exceptions et des coûts d'exploitation.
Foire aux questions sur les logiciels de gestion des dépenses
À quoi sert un logiciel de gestion des dépenses?
Les logiciels de gestion des dépenses aident les organisations à contrôler la manière dont les achats professionnels sont enregistrés, examinés, approuvés, classés et comptabilisés. ExpensePoint se concentre sur les dépenses réglées par les salariés et les opérations effectuées avec les cartes d'entreprise, notamment les justificatifs, la vérification du respect des règles, les processus d'approbation, le rapprochement comptable et l'intégration comptable.
ExpensePoint est-elle une plateforme dédiée aux achats ou à la gestion des comptes fournisseurs?
ExpensePoint est avant tout une plateforme de gestion des dépenses. Elle prend en charge la partie des dépenses d'entreprise liée aux dépenses des salariés et aux dépenses par carte, sans pour autant se substituer à un système complet de gestion des achats, des bons de commande ou des factures fournisseurs.
Comment un logiciel de gestion des dépenses d'entreprise peut-il prendre en charge plusieurs entités?
ExpensePoint permet de configurer des règles, des circuits de validation, des champs de codage et des exigences en matière de reporting par entité, service, site, établissement ou fonction. Les interfaces d'intégration standard et personnalisées permettent également d'aligner les données relatives aux dépenses validées sur différentes structures comptables.
Quels sont les critères que les équipes financières doivent prendre en compte pour choisir le meilleur logiciel de gestion des dépenses?
Les équipes financières doivent comparer les fonctionnalités suivantes : saisie des justificatifs, connectivité des cartes, contrôles conformes aux politiques, souplesse des processus de validation, codage, reporting, intégrations et facilité d'utilisation. Le meilleur logiciel de gestion des dépenses doit également proposer un accompagnement complet lors de la mise en place, une formation adaptée et une assistance continue.
Renforcez le contrôle sur les dépenses des collaborateurs et celles effectuées par carte
Offrez au service financier un processus connecté pour contrôler les achats professionnels, tout en conservant une procédure de déclaration des frais simple pour les salariés, quelle que soit leur entité ou leur site.