Logiciel de gestion des dépenses par carte d'entreprise pour une visibilité totale sur les dépenses
Reliez les opérations par carte, les justificatifs, les validations et les données comptables sans modifier les relations bancaires dont votre organisation dispose déjà.
Pourquoi les équipes financières utilisent ExpensePoint pour le rapprochement comptable
85 %
Rapprochement plus rapide des dépenses liées aux projets
40 %
Réduction de 40 % du temps nécessaire à la clôture de fin de mois
Plus de 150
Intégrations de systèmes financiers et d'entreprise
Plus de 102 000
utilisateurs qui font confiance à ExpensePoint
Gérez les dépenses liées aux cartes d'entreprise au sein de votre entreprise en pleine croissance.
ExpensePoint offre aux entreprises de taille moyenne un processus unique pour les transactions par carte d'entreprise, les dépenses payées par les salariés, les justificatifs et les validations. Le service financier peut consulter plus rapidement les pièces justificatives, tandis que les titulaires de carte suivent une procédure claire. Lorsque des acquisitions entraînent l'ajout de nouveaux émetteurs, d'entités ou de centres de coûts, les équipes peuvent conserver les programmes de cartes existants tout en intégrant les transactions dans un workflow cohérent de gestion des dépenses par carte d'entreprise.
Les lacunes liées aux cartes d'entreprise génèrent plus de travail que l'achat lui-même.
Une transaction par carte n'est pas terminée une fois le paiement effectué. Le service financier a encore besoin du justificatif, de la justification professionnelle, du résultat de la politique, du codage et de la validation avant que la dépense ne soit prête à être comptabilisée.
5 %
Ce qui entraîne un nouveau suivi de la part du service financier
Le prélèvement est peut-être visible, mais le dossier reste incomplet tant que le titulaire de la carte n’a pas fourni de justificatif d’achat. Ce manque d’informations peut retarder la validation et obliger le service financier à rechercher des justificatifs après l’arrivée du relevé.
15 heures par mois
Un traitement différent s’impose
Les cartes d'entreprise et celles détenues par les salariés doivent être distinctes, afin que les dépenses prises en charge par l'entreprise et celles donnant lieu à remboursement soient traitées correctement.
7-10
Les informations clés de la transaction doivent correspondre
Le nom du commerçant, la date de la transaction et le montant doivent correspondre sur le relevé de carte, le ticket de caisse et la note de frais.
30 %
Créer des flux et des règles distincts
Les entités acquises peuvent recourir à différents émetteurs, limites et structures de codage, ce qui alourdit la charge de travail nécessaire à la standardisation de la surveillance.
5 millions de dollars
Mets en évidence toutes les charges non résolues
Les reçus manquants, les objets de dépenses peu clairs et les codages incomplets deviennent des problèmes comptables lorsque les comptes sont prêts à être clôturés.
Conçu pour contrôler l'utilisation des cartes sans perturber l'activité
Un logiciel de gestion des dépenses par carte de crédit d’entreprise doit améliorer le contrôle tout en conservant un processus de déclaration quotidien pratique pour les employés et les responsables. ExpensePoint réunit ces fonctionnalités au sein d’un flux de travail unique qui aide le service financier à réduire les tâches manuelles de suivi, tout en offrant aux employés un processus simple pour enregistrer leurs achats et déclarer leurs dépenses. Il en résulte une meilleure visibilité sur l’activité des cartes sans perturber les processus financiers existants.
Associer les cartes d'entreprise et personnelles existantes
ExpensePoint permet de relier les cartes d'entreprise et les cartes personnelles, ce qui permet aux organisations de conserver leurs émetteurs, leurs conditions de crédit et leurs programmes de fidélité habituels.
Convertir les transactions par carte en notes de frais
Les transactions importées peuvent être converties automatiquement en dépenses ou vérifiées avant leur conversion. Le service financier peut choisir le processus le mieux adapté à chaque programme de carte.
Faire correspondre les reçus avec les mouvements de carte
Les titulaires de carte peuvent télécharger leurs reçus via l'application mobile ou le site web. Les détails des transactions et des reçus peuvent ensuite être vérifiés ensemble avant la soumission de la note de frais.
Appliquer les politiques avant
l'approbation
Les règlesconfigurées permettent de détecter les reçus manquants, les dépassements de limites de dépenses, les doublons et d’autres anomalies.
Analyse des transactions par rôle et par montant
Les circuits d'approbation peuvent tenir compte du service, de l'entité, du montant, de la catégorie, du projet ou du rôle. Les achats présentant un risque plus élevé peuvent faire l'objet d'un contrôle supplémentaire sans pour autant retarder les opérations courantes par carte.
Rapport sur les cartes et les coûts
Centres
Le service financier peut analyser les dépenses par titulaire de carte, catégorie, projet, site, service ou entité. Des rapports plus clairs aident les équipes à repérer les éléments en suspens avant la fin du mois.
Accompagnement des programmes de cartes, de la mise en place à l'utilisation quotidienne
La réussite d'un programme de cartes dépend de sa configuration, de la formation des utilisateurs et d'un support réactif. ExpensePoint collabore avec les équipes financières avant le lancement et reste à leur disposition à mesure que les programmes de cartes évoluent.
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Configuration du programme de cartes
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Formation destinée aux titulaires de carte et aux responsables de l'approbation
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Tests d'intégration avant la mise en service
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Assistance après le lancement
L'équipe d’intégration aide à organiser les flux de cartes, les utilisateurs, le codage et les responsabilités en matière de validation en s'appuyant sur la structure existante de l'organisation.
La formation en présentiel permet aux collaborateurs de disposer d'une procédure claire pour joindre leurs justificatifs, justifier leurs achats et soumettre leurs notes de frais. Les responsables apprennent à examiner les cas exceptionnels sans ralentir le déroulement normal des dépenses.
Le service financier peut tester les données des cartes bancaires, le mappage du grand livre et les formats d'exportation avant que le processus ne soit déployé à l'échelle de l'entreprise. Cela permet d'éviter les imprévus lors du premier cycle de clôture.
Les clients peuvent s'adresser à des experts pour obtenir de l'aide concernant les connexions de cartes, les flux de travail et les questions courantes.
Automatisation et validation simplifiées
- Définissez des limites de dépenses conformes à la politique.
- Signalez les réservations non conformes à la politique.
- Automatisez le traitement des demandes et comprenez instantanément les motifs de refus.
- Réalisez jusqu’à 30 % d’économies grâce à une meilleure conformité.
Économies en temps réel
- Récupérez les billets non utilisés en temps réel.
- Réservez automatiquement des alternatives moins chères.
- Économisez plus de 139 $ par voyage.
Gestion des dépenses par carte d'entreprise pour la croissance d'un groupe d'entreprises
Maintenir les programmes de cartes existants
Les différentes entités peuvent conserver les cartes et les relations bancaires déjà en place.
Configurer le codage spécifique à chaque entité
Les circuits d'approbation, les champs, les codes comptables et les politiques peuvent refléter la structure de chaque opération. Le service financier peut uniformiser la gouvernance tout en préservant les détails locaux nécessaires.
Connecter les données des cartes aux systèmes existants
ExpensePoint prend en charge plus de 150 intégrations avec des systèmes de comptabilité, d'ERP, de gestion des cartes, de RH, de paie et bancaires, y compris des sorties standard et personnalisées.
Découvrez la gestion des cartes d'entreprise, de la transaction à la comptabilité
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Conseil stratégique en matière de voyages
- Comparez vos dépenses à celles de vos concurrents du secteur.
- Modélisez vos économies à l'échelle mondiale grâce à des analyses de scénarios hypothétiques.
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Économisez jusqu’à 39 % et triplez votre retour sur investissement grâce à une stratégie de voyage plus intelligente.
Foire aux questions sur la gestion des dépenses liées aux cartes d'entreprise
Qu'est-ce que la gestion des dépenses liées aux cartes d'entreprise?
Il s'agit du processus consistant à enregistrer les transactions par carte, à collecter les reçus, à appliquer les règles de l'entreprise, à acheminer les demandes d'autorisation, à attribuer des codes comptables et à établir des rapports sur les dépenses par carte.
ExpensePoint est-il compatible avec les cartes que nous utilisons déjà?
Oui. ExpensePoint permet de connecter les cartes d'entreprise et personnelles existantes, ce qui permet aux organisations d'améliorer leur contrôle sans pour autant remplacer automatiquement leurs relations bancaires ou leurs programmes de cartes.
Comment les reçus sont-ils mis en correspondance avec les transactions par carte?
Les titulaires de carte téléchargent leurs justificatifs via l'application mobile ou le site web. ExpensePoint affiche simultanément les justificatifs et les informations relatives aux transactions, ce qui permet aux utilisateurs de vérifier et de confirmer que les données correspondent bien.
Comment ExpensePoint accompagne-t-il les entreprises rachetées?
Les nouvelles entités peuvent conserver leurs propres programmes de cartes, tandis que le service financier met en place les processus de validation, le codage et les rapports nécessaires à l'ensemble de l'organisation.